(ENTERPRISE) CONTENT MANAGEMENT

Elektronische Informationen fallen in unterschiedlichen Formen im Unternehmen an. Mit Content Management Systemen (CMS) lassen sich übergreifende Ordnungsstrukturen schaffen.

Neben strukturierten Informationen aus Datenbanken liegen auch andere Inhalte, wie Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimediadaten, Formulare, Wikis vor.

Insbesondere Dateien sieht man nicht ohne weiteres an, was sie enthalten. Der Dateiname reicht als Inhaltsinformation nicht aus.

Um unterschiedliche Inhaltstypen - insbesondere dateigebundene - in eine übergreifende Ordnungsstruktur einzubinden, sind Metadaten erforderlich. Metadaten die Klammer zwischen den einzelnen Inhalten und liefern spezifische Angaben zum jeweiligen Informationsgehalt.

Content Management Systeme (CMS) wie SharePoint von Microsoft zielen darauf ab, die unterschiedlichen Informationstypen einheitlich zu organisieren. Im Idealfall entsteht eine unternehmensweite Informationsstruktur, die sämtliche Daten aus allen Inhaltstypen unter einer gemeinsamen Oberfläche zur Nutzung bereitstellt (Enterprise Content Management, ECM).

ECM umfaßt grob folgende Bereiche:

• Dateibasierendes (klassisches) Dokumentenmanagement.
• Teamfunktionen zur optimierten Zusammenarbeit (Collaboration).
• Web Content Management (Intranet).
• Langzeitarchivierung von Inhalten.
• Steuerung des Dokumentenflusses über Prozessketten (Workflow).

Entscheidend für die Einführung von Content Management ist ein Konzept, das unter anderem folgende Gesichtspunkte berücksichtigt:

• Welche Inhalte aus welchen Quellen sollen einbezogen werden?
• Welche zusätzlichen Inhalte sollen künftig bereitgestellt werden?
• Welche Applikationen sollen / können in das Content Management integriert werden?
• Wie soll die Berechtigungsstruktur aussehen (LDAP-Integration)?
• Welche Möglichkeiten werden benötigt, um effizient recherchieren zu können?
• Welche Metadaten sollen verwendet werden und wie soll deren Struktur aussehen?
• Welche Produkte eignen sich technisch und wirtschaftlich am besten?

Dies sind nur einige Aspekte, die zu bedenken sind. Die Einführung von CMS bedeutet in der Regel eine langfristige Festlegung auf eine bestimmte Plattform. Es lohnt sich daher, fachlichen Rat in Anspruch zu nehmen, um kostspielige Irrwege zu vermeiden.